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    Fehler im Regulatory Compliance Management vermeiden

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    Nützliche Tipps wie Unternehmen die Compliance-Abteilung entlasten und neu ausrichten können

    Management

    Regulatory Affairs Manager müssen sich mit einem immer komplexeren Regelwerk auseinandersetzen. Experten müs­sen in kürzester Zeit aus einem riesigen Pool an Dokumenten und Daten die für die entsprechenden Produktfamilien relevanten In­formationen filtern. Wie kann das auf globaler Ebene über alle Ab­teilungs- und Ländergrenzen funktionieren? Nie waren die Hürden höher, regelkonforme Produkte auf den Markt zu brin­gen und zu vertreiben. Daher wäre es geboten, dass Produktspezia­listen den ganzen Lebenszyklus dieser Produkte begleiten. Doch leider sehen die meisten Unterneh­men dies nicht vor. Sie betrachten administrativen Aufwand min­dern. Sie entlasten Mitarbeiter, so dass sie sich wertvolleren Aufga­ben widmen können. Das reicht von der Risikobewertung für ein geplantes Produkt oder für eine neue Formel über den Nachweis eingesetzter Rohstoffe und Quel­len bis hin zur Koordination auf globaler, regionaler oder lokaler Ebene. Experten für R-A führen in der Regel ein oder mehrere Do­kumente, in d􀀞nen sie alle Com­pliance-relevanten Informationen für ihren Bereich festhalten. Die­se Dateien pflegen sie seit Jahren - meist in Tabellenform. Ein sol­ches Informationsmanagement ist leider äußerst fehleranfällig. Zu­dem bietet es keinerlei Transpaneue System transferiert werden, zu sichten und zu bereinigen. Hier ist echte Teamarbeit gefragt. Sämtliche Beteiligte - müssen an einem Strang ziehen. Gemeinsam gilt es festzulegen, wie Mitarbeiter in Zukunft effizienter arbeiten und das neue System als einzige, zu­verlässige Informationsquelle nutzen. Häufige, detaillierte Kom­munikation zum Projektfort­schritt erleichtert einen nahtlosen Umstieg.

    Klare Ziele von Anfang an definieren

    Wer von Anfang an klare Ziele formuliert und Key Performance Indikatoren (KPI) setzt, hält das Regulatory Affairs (R-A) nur als Hilfsfunktion.

    Regulatory Affairs Manager haben es heute nicht immer leicht. Obwohl sie zunehmend eine Schlüs­selfunktion im Unternehmen erlangen. Foto: Fotolia

    Unternehmen wären gut beraten, dies zu ändern und den Wertbei­tragvon R-Afürdas Unternehmen zu steigern. Der erste Schritt dazu ist eine detaillierte Analyse: Gehen Sie der Frage nach, wie R-A stra­tegische und lösungsorientierte Projekte in Ihrem Unternehmen positiv beeinflussen kann. Über­legen Sie, welche Hürden dem entgegenstehen und arbeiten Sie an einem Aktionsplan, um diese aus dem Weg zu räumen.

    Allzu leicht verlieren Mitarbeiter im Dickicht administrativer Auf­gaben das Wesentliche aus den Augen. Kein Wunder, sind R-A­Abteilungen doch oft unterbesetzt und durch mangelnde Datentrans­parenz und isolierte Prozesse überlastet. Der einzige Weg, sich daraus zu befreien, ist ein kriti­scher Blick von außen: Wo befin­den sich die Stellschrauben für mehr Effizienz? Wie lassen sich zukünftige Trends erkennen, so dass R-A das Unternehmen in seiner Entwicklung unterstützt?

    Administrativen Aufwand mindern

    Ein möglicher Weg, sind spezia­lisierte Softwarelösungen, die den renz, Automation und nur einge­schränkte Möglichkeiten zur Überprüfung. Abhilfe bieten auch hier digitale Anwendungen für das R-A-Management. Sie speichern Daten und Dokumente gesichert an einem zentralen Ort und ma­chen sie allen Stakeholdern zu­gänglich. Automatisierte Work­flows gewährleisten dabei, dass sämtliche relevanten Mitarbeiter benachrichtigt werden, sobald es etwas Neues gibt. R-A-Experten, die auf moderne Tools setzen möchten, spielt der aktuelle Trend zur Digitalisierung in die Hände. Denn wer seinen Vorgesetzten einen Business Case präsentiert, wie ein bereichsübergreifendes System das Compliance Manage­ment erleichtert, wird auf offene Ohren stoßen.

    Neue Best Practice etablieren

    Mit Software allein ist es allerdings nicht getan. Unternehmen müssen auch ihre Prozesse überprüfen und neue Best Practices etablieren. Der Abschied von individuellen Ta­bellen, von per E-Mail verschick­ten Dokumenten und vom Spei­chern auf verstreuten Serverlauf­werken fällt nicht allen leicht. Zudem gilt es, alte Daten, die ins Projekt auf Kurs. Dabei machen viele Manager den Fehler, sich an Benchmarks der eigenen Branche zu messen. Was aber, wenn diese insgesamt dem technischen Fort­schritt hinterherhinkt?

    Zukunftsorientierte Vordenker weiten daher Ihren Blick: Sie schauen, wie andere hochregulier­te Industriezweige mit ähnlichen Herausforderungen umgehen und betreiben aktives Networking. Denn in vielen stark regulierten Branchen machen sich immer mehr Unternehmen daran, ihre Compliance-bezogenen Aktivitä­ten mit modernen cloudbasierten Anwendungen zu standardisieren. So schaffen sie Transparenz und steigern die Produktivität. Dafür gibt es vor allem einen Grund: Diese Lösungen binden alle Fer­tigungsstandorte, Lieferketten, Outsourcing-Partner und interne Stakeholder ein und fördern ihren Austausch.

    Durch sein Wissen zu aktuellen und geplanten Vorschriften er­langt der Bereich R-A zunehmend eine Schlüsselfunktion. Mit soft­waregestützten Maßnahmen zur Entlastung und Produktivitäts­steigerung stellen Unternehmen die Weichen, aktuelle und zukünf­tige Herausforderungen zu meis­tern.